Hello all !
Le 12 décembre sur Instagram et Facebook, nous avons mis un mini sujet sur la Matrice d’Eisenhower mais le format est court et ne rend pas justice à cette méthode d’organisation qu’il m’a fallu pas mal de temps avant de bien la comprendre et l’adopter dans mes outils.
Je suis depuis longtemps passionné et intéressé par tout ce qui est gestion du temps et optimisation des performances, je connais donc depuis, pas mal de méthodes sans forcément les appliquer car soit trop contraignantes soit je ne vois pas réellement l’intérêt. Figurez vous que la matrice faisait parti du “pas réellement d’intérêt” jusqu’à ce que je capte au détour d’une énième vidéo sur la thématique de l’organisation via un cours Udemy (https://www.udemy.com/course/boostez-votre-productivite-par-10/) le principe et la puissance de l’outil. Du coup je vais vous l’expliquer car c’est un truc à diffuser en masse !
La matrice d'Eisenhower enfin expliquée : D’abord c’est quoi la matrice d’Eisenhower ?
C’est, comme on le disait dans l’image dédiée, un outil d’analyse et de gestion du temps qui permet de classer/prioriser les tâches à réaliser selon deux facteurs : l’urgence et l’importance.
Pour le point culture/histoire, la matrice porte le nom du 34ème président des États Unis mais ce n’est pas lui qui l’a créé, il a inspiré la méthode via une citation qu’on lui attribue :
“J’ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents”.
C’est vraiment de l’inspiration car la méthode ne colle pas strictement à cette citation mais elle retient qu’il y a deux facteurs : l’importance d’une tâche et le facteur temps. On va analyser ces deux facteurs pour bien comprendre et être prêts pour la suite.
C’est quoi une tâche importante ?
Normalement vous avez eu le réflexe de la pensée “bah c’est évident, c’est dans le mot… !” mais après vous devez vous dire qu’il y a un piège et vous avez raison ! L’importance est un critère subjectif et varie d’un individu à l’autre, c’est donc le bazard si on ne respecte pas l’idée et le concept dans notre contexte.
Quand dans la méthode on parle d’importance, c’est de l’importance avant tout pour soi dans l’idée qu’une tâche importante est une tâche qui nous permet d’avancer sur un objectif personnel. Ici les autres et leurs objectifs n’ont pas leur place, on parle de vous et uniquement vous.
“Oui mais il y a des tâches qui sont liées aux autres !”
Oui, mais si je mets une tâche liée aux autres et que je décide qu’elle est importante c’est qu’il y a de l’économie relationnelle en jeu pour moi et c’est donc important de le réaliser. Par exemple je me considère comme une bonne personne et j’ai un membre de ma famille qui est cloué au lit, il a besoin d’aller à la pharmacie pour se soigner mais n’est pas en état, ce n’est fondamentalement pas important pour moi car ce n’est pas moi qui suis malade mais comme je mets la valeur “je suis une bonne personne et j’aide les membres de ma famille” c’est important pour moi de lui rendre ce service, ça devient donc important pour moi.
Idem pour une tâche donnée dans le contexte professionnel mais qui ne rentre pas dans vos objectifs annuels, vous pouvez déclarer qu’elle est importante car vous visez de paraître “une personne sur qui on peut compter dans son équipe” et donc servir votre stratégie de communication par l’action dans le cadre du travail.
Avec ces deux exemples on voit bien qu’on respecte in fine la règle de servir des intérêts vraiment personnels, c’est important pour vous à un instant T.
C’est quoi alors une urgence si tu as besoin de préciser pour l’importance ?
Bah sur ce coup c’est libre d’interprétation car une urgence peut être vitale ou non et est-ce que l’urgence est réelle/objective ou ressentie/subjective ? Les deux !
Une urgence peut être réellement objective, c’est le cas des dates butoirs pour rendre des documents ou réaliser une tâche administrative, s’inscrire, participer à un événement sporadique, bref toutes tâches qui passé une date deviennent impossibles à réaliser et forcent à abandonner le projet ou attirent des ennuis (retard de paiement d’une amende par exemple).
Une urgence peut être subjective, c’est le cas par exemple des dates qu’on se fixe pour réaliser un projet (passer son permis à 18 ans, avoir visité le Japon avant tel âge, …) et qui arrivent à échéance, il faut agir rapidement pour ne pas rater le coche !
Dans les deux cas, subjectif ou objectif, l’échéance fixée arrive à terme et c’est ce qu’il faut retenir. Il n’y a pas de règles sur le nombre de jours avant échéance, vous pouvez décider que c’est urgent une semaine avant échéance, un mois, bref c’est libre.
Personnellement, l'urgence est dès qu’on est à J-30 car j’ai tendance à la procrastination.
Ok on a les deux concepts/facteurs, on en fait quoi ?
Quelle impatience ! Ça tombe bien, ça va être simple et rapide … une fois la méthode bien comprise il y a 4 étapes :
La liste.
L’évaluation de l’importance.
Dressage du cadran et répartition des tâches dans les cadrans.
Affinage, arbitrage et passage à l’action.
Première étape, la liste :
Ici il s’agit de lister sur une feuille ou tout autre support la liste des tâches avec la date butoir réelle ou que vous fixez, il est essentiel de mettre la date sur la même ligne.
Prenez le temps de bien lister tout ce que vous avez à réaliser/faire. A la fin de cette étape, vous avez une liste de tâches avec les échéances pour chacune.
Deuxième étape, évaluation de l’importance :
On reprend la liste avec les dates et on se focalise sur chaque tâche à répondre à l’interrogation suivante “est-ce important pour moi personnellement ? pourquoi ?”
On stabilote ou note pour mettre en évidence dans la liste ce qui est important pour nous.
Là vous vous dites “namého tu mets deux questions, la première est amplement suffisante !” et ben non car le fait de se poser la question “pourquoi ?” va nous permettre de faire de l’arbitrage mais nous allons le voir plus loin dans l’étape 4.
A la fin de cette étape vous avez une liste de tâches avec échéances et vous distinguez les tâches importantes, vous avez en tête pour chacune le pourquoi elles sont importantes ou non.
Troisième étape, dressage du cadran et répartition des tâches dans les cadrans.
On tracer sur une simple feuille une croix afin de créer les quatre espaces comme suit :
Il y a deux règles que l’on voit très vite
Tout ce qui est dans les cadrans supérieurs est important.
Tout ce qui est dans la première colonne est urgent.
Une fois le constat fait et le cadran dessiné il faut placer les éléments de la liste dans chaque cadran correspondant.
A la fin du remplissage il va falloir passer à la dernière étape mais auparavant il y a un petit truc à comprendre et on va s’y attarder avant le quatrième point car c’est cette chose que je n’avais pas compris.
Le tips : prendre en compte que le cadran va bouger avec ou sans vous !
Toute la force et puissance de cet outil pour moi c’est de permettre de mettre en perspective assez simplement et efficacement la liste des tâches à réaliser avant d’être sous l’eau ou en burn-out !
Tout ce que vous avez déposé sur la matrice a une échéance, quand une échéance arrive sur le point d'expirer ça devient urgent et personne de saint d’esprit n’a envie d’avoir que son premier cadran rempli de 20 tâches ! C’est une situation plus que critique que l’usage de l’outil évite.
Il faut donc réaliser que le premier cadran risque de se remplir du contenu du cadran 2 et 3 si vous ne les traitez pas dans des délais définis.
Il y a deux mouvements possibles et qu’on veut éviter :
Qu’une tâche importante mais pas urgente devienne par la force des choses importante et urgente créant une pression qu’on aurait pu s’épargner vu que c’était prévisible.
Qu’une tâche pas importante mais urgente devienne Importante et urgente.
Un exemple de chacun devrait vous aider, pour la tâche initialement importante mais pas urgente c’est par exemple l’inscription à un cours en ligne avec une date de fin d’inscription, imaginez la situation suivante :
Nous sommes le 1er janvier 2024, la fin des inscriptions pour ce cours qui fait parti de votre plan d’évolution professionnelle prend fin le 25 février 2024.
Vous vous dites “pourquoi le noter et le planifier ?” je sais que c’est avant fin février, c’est bon pas de panique !”.
Pour vous ne savez quelle raison, vous avez un peu zappé l’avancée de l’échéance et c’est au détour d’un entretien annuel le 20 février 2024 que vous vous rappelez que cette tâche n’a toujours pas été réalisée…. bim! ça devient non seulement important et urgent mais il vous reste que 5 jours car 50 jours se sont écoulés depuis le dernier rappel…
Maintenant exemple pour le pas important mais urgent que l’on néglige, prenons le cas d’une porte de placard avec des carreaux en verres sur deux fixations où une s’est dévissée, il va falloir intervenir rapidement et ça devient important car si la porte se casse il va y avoir du verre brisé par terre et c’est un risque de blessure réel. Bref c’était au départ pas important car juste une fixation qui commençait à se décoller donc au pire ça se décolle mais c’est devenu important car ça s’est décollé réellement à force de reporter et maintenant il y a un risque de blessure. On pourrait mettre aussi dans l’importance l’envie de ne pas dépenser inutilement de l’argent dans la réparation ou remplacement d’une porte du placard mais perso je trouve que son intégrité physique est plus importante que les valeurs matérielles, ça se discute et c’est exactement ce type d’évaluation que vous devez avoir fait en établissant la matrice à cet instant.
Voilà le tips est explicité, du moins j’espère avoir été clair dans mes explications car c’est vraiment le truc qui donne l’intérêt de l’usage de cette matrice et toute sa puissance, on ne veut pas se faire déborder par les tâches et être sous pression si on pouvait l’éviter. Passons du coup à la dernière étape !
Quatrième et dernière étape : AAA.
Comme pour un bon jeu vidéo ou un modèle de pile il s’agit de passer par les 3A :
Affinage
Arbitrage
Action.
Là vous avez votre matrice, vous avez vos dates et tout va dépendre de vous. Quand je dis que ça va dépendre de vous c’est en fait un peu plus compliqué car ça dépend aussi de ce à quoi ressemble votre matrice en ce moment.
L’objectif est d’avoir au final le moins de choses urgentes et importantes mais au tout début quand on fait l’exercice c’est que la situation n’est pas celle visée, loin de là !!!
Donc en toute logique vous devez avoir pas mal de tâches un peu partout et peu dans le quatrième cadran (pas important et pas urgent).
Maintenant on commence l’application du premier A : Affinage.
Tout est posé, il faut vous poser la question : “est-ce que c’est réalisable sans péter les plombs ?”. Si oui on passe à la suite, sinon on passe par encore une série de questionnements en vous appuyant sur les pourquoi auxquels vous avez répondu à la deuxième étape, avant même de tracer la matrice !
Ici il va falloir chercher à une mise à jour par cadran :
Premier cadran (Important et urgent) on va chercher à savoir si on a pas moyen d’avoir une rallonge de délai pour certaines tâches et si c’est acceptable pour nous.
Deuxième cadran (Important mais pas Urgent) c’est de s’assurer que c’est vraiment important pour nous et nos objectifs pour être maintenu dans cette case.
Troisième cadran (Pas important mais Urgent) c’est de voir si on peut déléguer des tâches de ce cadran.
Quatrième cadran (Pas important et Pas Urgent) est-ce que c’est toujours d’actualité dans les tâches à réaliser ?
Ensuite l’Arbitrage
ce n’est rien d’autre que de mettre un ordre aux actions à mettre en place. Vous pourrez rarement tout faire d’une traite et il y aura forcément un ordre dans l’exécution, ici c’est de lister par ordre de valeur ajoutée à l’avancée de vos projets.
Enfin : Actioooooooon !
Et pour finir, vous avez révisé les cadrans, vous êtes en complet accord avec la matrice, vous avez prioriser les tâches, il n’y a plus qu’à dérouler le plan d’actions !
Ce qui peut poser problème aux procrastinateurs comme moi c’est la dernière phase, tout est prêt, tout est planifié mais on va avoir du retard et on va payer les conséquences. J’ai des idées, je suis en train de tester pas mal de trucs et suis proche du bout du tunnel, si vous voulez en savoir plus à ce sujet dites le moi en commentaire.
Aller sur ce je vais refaire ma matrice pour ce début d’année !
That all for the moment !
Au plaisir d'échanger en commentaires.
Rémy